Heute arbeiten mehr Menschen als jemals zuvor aus der Ferne, was viele praktische Vorteile haben kann. So ist kein tägliches Pendeln zum Büro mehr notwendig und es lässt sich eine bessere Work-Life-Balance schaffen. Damit aber die Produktivität und IT-Sicherheit nicht leiden, sind die richtigen Tools im Geschäftsalltag eine wichtige Voraussetzung.
Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die praktischsten Helfer für Freiberufler, Remote Teams und Unternehmensabteilungen vor, die für effiziente Fernarbeit unverzichtbar sind. So schaffen Sie im Handumdrehen eine produktive und sichere Arbeitsumgebung.
Eine gemeinsame Kommunikationsplattform
Wenn ein ganzes Team sich an unterschiedlichen Standorten befindet, kann die Kommunikation zum Problem werden. E-Mail ist für formelle Anfragen zwar nach wie vor die beliebteste Methode, aber für einen aktiven Austausch von Informationen meistens ungeeignet. Moderne Business-Kommunikationsplattformen bieten da deutlich mehr Möglichkeiten.
Sie zeigen den Online-Status aller Teammitglieder an, erlauben das Verschicken von schnellen Nachrichten und bringen alle Teilnehmer zum Video-Call zusammen. Während des Meetings lassen sich natürlich auch weitere Daten austauschen, Präsentationen visualisieren und wichtige Inhalte aufzeichnen. Das alles macht die Kommunikation deutlich effizienter.
Projektmanagement-Tool für mehr Transparenz
Eine weitere Herausforderung beim Arbeiten aus der Ferne ist die Frage: Wer macht eigentlich was und wie sieht der Fortschritt aus? E-Mails und Video-Calls sind zwar eine Möglichkeit, doch im Alltag kann das viel Zeit kosten. Wer sich einfach kurz zum Status informieren möchte, ist mit einem ausgereiften Projektmanagement-Tool weitaus besser beraten.
Dort lässt sich das ganze Team samt Kapazitäten abbilden, sogar Freiberufler lassen sich problemlos hinzufügen. Anschließend kann man Aufgaben zuweisen und den Fortschritt kontrollieren, ohne jemanden von der Arbeit ablenken zu müssen. Zudem helfen automatische Benachrichtigungen zu Meilensteinen und Deadlines im hektischen Alltag.
Office-Suite mit eingebautem Cloudspeicher
Für Freiberufler und Unternehmen sind Office-Suites nach wie vor unverzichtbar, ob zum Erstellen von Dokumenten oder komplexen Tabellen-Kalkulationen. Doch das Verschicken von Dateien über E-Mail führt häufig zu einem Problem bei der Versionierung. Niemand weiß mehr, wer die aktuelle Version hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Genau hier schafft eine Office-Suite mit Cloudspeicher schnelle Abhilfe. Anstatt eine Datei verschicken zu müssen, sendet man einfach den Link zum Dokument. Dank ausgiebiger Rechteverwaltung können mehrere Kollegen sogar gemeinsam daran arbeiten. Eine transparente Historie zeigt dabei alle (vorgeschlagenen) Änderungen an.
VPN für den sicheren Fernzugriff
Remote-Arbeit ist zwar unglaublich praktisch, kommt aber mit höheren Anforderungen beim Thema IT-Sicherheit einher. Schließlich befinden sich die Mitglieder eines Teams und externe Freiberufler nicht im gesicherten Firmennetzwerk, sondern müssen über das Internet mitunter auf sensible Unternehmensdaten zugreifen, sie bearbeiten oder teilen.
Hinzu kommt, dass viele Menschen gerne in Cafés, Restaurants oder Co-Working-Spaces mit öffentlichem WLAN arbeiten. Alle Daten werden dort unverschlüsselt übertragen und sind somit für andere einsehbar. Mit einem VPN (virtuellen privaten Netzwerk) kann man sich genau davor perfekt schützen. Es sichert und verschlüsselt nämlich zuvor alle Übertragungen ab.
Ein weiterer Vorteil: Man kann aus dem Ausland alle Dienste so nutzen, als wäre man vor Ort. Wer beispielsweise in der Schweiz lebt, aber derzeit im Ausland ist, kann sich mit einem VPN für die Schweiz an allen Konten anmelden, ohne das Risiko einer Sperrung. Nebenbei erhöht das auch noch die Privatsphäre, da die eigene IP-Adresse verborgen bleibt.
Passwortmanagement für Geschäftskonten
Schwache Passwörter sind weiterhin eine ernstzunehmende Gefahr in der Geschäftswelt. Viele Systeme erlauben das Setzen von einfachen Kombinationen, die Angreifer schnell knacken können. Ein starkes Passwort zeichnet sich hingegen durch eine Mindestlänge und hohe Komplexität aus. 12 Stellen mit Zahlen und Sonderzeichen sind eine gängige Empfehlung.
Darüber hinaus muss jedes Passwort einzigartig sein, um bei einem Datenleck nicht mehrere Konten auf einmal zu gefährden. Ein moderner Passwort-Manager kann auf Wunsch nicht nur starke Passwörter generieren, sondern diese im Anschluss auch sicher verwahren. Einige Anbieter haben sogar auf Unternehmen zugeschnittene Sicherheitslösungen.
Tool zur Zeiterfassung aller Teammitglieder
Eine transparente Zeiterfassung ist im Büro relativ einfach möglich. Einige Unternehmen haben Zugangskarten, die automatisch die Anwesenheit erfassen. Andere Firmen bieten mehr Flexibilität und lassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten händisch eintragen. Bei der Fernarbeit braucht es manchmal hingegen eine spezielle Lösung.
Vor allem Freiberufler, die Stunden abrechnen müssen, können von einer automatisierten Zeiterfassung profitieren. Anstatt alles händisch mitschreiben zu müssen, melden sie sich einfach zur Arbeitszeit am Tool an. Einige Tools bieten zusätzliche Überwachungsfeatures für Auftraggeber – diese sollten aber im Einklang mit der Privatsphäre stehen.
Fazit: Mit den richtigen Tools ist effiziente und sichere Fernarbeit problemlos möglich
Produktive Kollaboration ist bei Fernarbeit sprichwörtlich das A und O. Mit den richtigen Tools ist das grundsätzlich kein Problem: Eine Plattform für effiziente Kommunikation und transparentes Projektmanagement sind unabdingbar. Aber auch das Thema Sicherheit darf nicht vernachlässigt werden. So sorgt ein VPN für perfekten Schutz beim Zugreifen und Übertragen von sensiblen Daten aus der Ferne.
